CONTROL Y CERTIFICACIÓN

El CAECyL es la Autoridad Pública de Control para la Certificación de la Producción Ecológica en Castilla y León.

El CAECyL fue creado en el año 1996 por la Consejería de Agricultura y Ganadería de la Junta de Castilla y León, una vez transferidas las competencias en materia de Agricultura Ecológica desde la Administración Central a las Comunidades Autónomas

El Consejo de Agricultura Ecológica de Castilla y León (CAECyL) es una corporación de derecho público, con personalidad jurídica propia, autonomía económica y sin ánimo de lucro. (orden AYG/452/2013, de 29 de mayo. BOCyL nº 115 de 18 de junio de 2013)

Esquema de Certificación

El CAECyL certifica que sus operadores (clientes) cumplen con la normativa europea vigente sobre la producción ecológica.

¿Quién puede solicitar la certificación ecológica al CAECyL? ¿cuándo, cómo y dónde?

• Cualquier persona, empresa, asociación, cooperativa u otra forma jurídica de la Comunidad Autónoma de Castilla y León,
• que participe o vaya a participar en cualquier etapa, desde la producción primaria de un producto ecológico hasta su almacenamiento, transformación, transporte, venta y suministro al consumidor final y cuando corresponda, las actividades de etiquetado, publicidad, importación, exportación y subcontratación,
• que cumpla o vaya a cumplir con lo dispuesto en la Normativa Europea vigente de la Producción Ecológica 
• puede solicitar al CAECyL la Certificación para la Producción Ecológica,
• en cualquier momento del año,
• presentando la Solicitud de Certificación*
• en las oficinas del CAECyL o enviándola por correo electrónico, mensajería o correo postal.

(*) La Solicitud de Certificación, que es facilitada por el CAECyL, incluye:

– Modelo de Solicitud de Certificación.

– Anexos correspondientes a la actividad y/o categoría de productos para los que se solicita la certificación.

– Acuerdo de Certificación, donde se describen los compromisos y responsabilidades de los operadores certificados por el CAECyL.

Revisión de la Solicitud de Certificación

La documentación recibida es revisada. La rapidez del proceso de revisión depende del estado de la documentación. En los casos en los que no se disponga de toda la información necesaria para iniciar el proceso de control y certificación, se comunicará al solicitante la necesidad de subsanación de la Solicitud.

Una vez finalizada la revisión:

• Si es conforme, se continuará con el proceso de control y evaluación. El CAECyL firmará el Acuerdo de Certificación presentado junto con la Solicitud de Certificación.
• Si no es conforme, porque no se haya subsanado la solicitud de manera adecuada, se archivará la solicitud y se informará al interesado. Si, tras el archivo, el solicitante desea su reapertura, deberá iniciar de nuevo el proceso con una nueva Solicitud de Certificación.

Costes de Certificación

Cualquier operador o solicitante de certificación puede solicitar al CAECyL, información acerca del coste de la certificación de su actividad. 

El CAECyL, elaborará un presupuesto adaptado a las características del operador, en base a los datos de que disponga. El presupuesto se hará conforme a las tarifas aprobadas por el Órgano de Gobierno del CAECyL para el año en curso.

El presupuesto puede variar si hay modificaciones en las características de la actividad y productos a certificar, por causas atribuibles al operador. En este caso, se puede solicitar un nuevo presupuesto.

El operador también puede solicitar presupuesto al CAECyL para la realización de otros servicios, como por ejemplo: ampliación de la certificación, tramitación de excepciones, etc.

Control

El Técnico de Control asignado, en la fecha que se acuerde con el solicitante, realizará el control a la explotación y/o instalaciones del solicitante con objeto de verificar la información aportada por el operador y  el cumplimiento de la normativa de producción ecológica, así como para realizar una inspección visual y comprobar el proceso o los procesos de producción.

Si se realiza una toma de muestras, se harán por triplicado dejando uno de los ejemplares al interesado, por si fuera necesario para un contranálisis.

En el control, el técnico redactará un Informe de Control, del que dejará copia al operador, en el que se reflejará:

• el resultado de la inspección,
• si procede, la necesidad de que el operador remita al CAECyL algún documento;
• si se detecta algún incumplimiento, constancia del mismo;
• si se ha realizado toma de muestra, los datos de la misma.

Análisis de las muestras

De los 3 ejemplares de muestras tomadas en el control, el CAECyL enviará una de ellas, de forma anónima, a uno de los laboratorios designados por el ITACyL y acreditados según la norma ISO 17025 para la realización de este servicio de análisis. Los análisis están dirigidos a determinar que el producto a muestrear no contiene sustancias no permitidas en producción ecológica.

Si el resultado es positivo en una o más sustancias no permitidas, se informa al interesado para que, si lo desea, encargue análisis contradictorio de la muestra que se dejó en sus instalaciones y de las condiciones para la realización de este contra-análisis. En caso de que el segundo resultado fuese diferente al primero, el CAECyL podrá encargar un nuevo análisis del tercer ejemplar muestreado, que sirva para decidir si hay o no presencia de sustancias no permitidas en la muestra.

Tratamiento de los Incumplimientos por el operador

Si el técnico de control detecta algún incumplimiento, o se da la denuncia de un tercero, significa que el operador debe mejorar algún aspecto de su sistema de autocontrol o de su sistema de producción, para cumplir con las Normas de la Producción Ecológica.

El operador, ante cada Incumplimiento, debe diseñar un plan de Acciones Correctivas que incluya:

• El análisis de las causas que han dado lugar al Incumplimiento.
• La corrección inmediata para eliminar cada uno de los Incumplimientos.
• La acción correctiva implantada para eliminar la/s causa/s que lo ha ocasionado.
• Establecer un plazo para la implantación de estas medidas. 
• Evaluar la eficacia de las medidas implantadas.
• Aportar evidencias de que cada Incumplimiento ha sido resuelto.

El análisis anterior debe describirlo, para cada incumplimiento,  en un modelo de Informe de Deficiencias que le habrá suministrado el técnico de control o que puede solicitar al CAECyL, o documento equivalente.

Para la realización de lo anterior y envío al CAECyL dispone de un plazo determinado dependiendo de la gravedad del incumplimiento:

• Para incumplimientos considerados como LEVES, dispondrá de un plazo de un (1) mes.
• Para incumplimientos considerados como GRAVES, dispondrá de un plazo de diez (10) días naturales.
• Para incumplimientos considerados como CRÍTICOS, dispondrá de un plazo de diez (10) días naturales.

Informe de Evaluación

El técnico que hizo el control, realiza un informe de evaluación de la explotación o industria a certificar, teniendo en cuenta el informe de control, los resultados analíticos de la muestra o muestras que pudieron tomarse y el plan de acciones correctivas o la documentación enviada por el operador, si fuese el caso.

Revisión y Decisión de Certificación

El técnico que hizo el control, realiza una evaluación de la explotación o industria a certificar, teniendo en cuenta el informe de control, los resultados analíticos de la muestra o muestras que pudieron tomarse y el plan de acciones correctivas o la documentación enviada por el operador, si fuese el caso.

La Dirección Técnica del CAECyL, a la vista de la evaluación realizada por el técnico y de la documentación generada en el control, puede decidir:

• • Conceder la certificación, en cuyo caso se emitirá un Certificado y un “Informe de Certificación”.
  • No conceder la certificación.
  • Aplazar la concesión de la certificación, hasta la resolución de los Incumplimientos o hasta la realización de un control adicional.

En todos los casos, el resultado de la decisión y, si procede, las causas que la han motivado, es comunicado por escrito al interesado.

Concesión de la Certificación

La certificación tiene validez hasta el 31 de marzo de los dos años siguientes a su emisión. La fecha del Certificado es la de la decisión de la certificación. En el certificado se detallan las actividades y categorías de productos del operador que han sido sometidos al control del CAECyL.

La concesión de la certificación implica la comunicación de la misma al ITACyL (Autoridad Competente) para la inclusión de los datos del operador y del certificado en:

• Registro General de Agricultura Ecológica de Castilla y León (REGGAE).
• Registro de Operadores Ecológicos (REGOE) del Ministerio de Agricultura.

Los certificados de los operadores son públicos, estando disponibles en el siguiente enlace.

Mantenimiento de la Certificación

El CAECYL realiza un seguimiento anual de sus operadores certificados. Para ello, planifica  controles y/o tomas de muestras, en base a un análisis de riesgos realizado al principio de cada año. Estos controles se realizan de forma análoga al de la concesión de certificación.

Para mantener la certificación ecológica, el operador debe:

• Estar al día en las obligaciones contractuales contraídas en el CAECyL, incluidas las económicas.
• Superar favorablemente los controles establecidos.
• Mantener los requisitos de certificación.

La Dirección Técnica del CAECyL, revisa el cumplimiento de los requisitos anteriores y puede decidir:

• • Mantener la certificación, en cuyo caso se emitirá un nuevo Certificado que sustituye al anterior.
  • Mantener la certificación, pero bajo condiciones específicas.
  • La suspensión de la certificación durante un período máximo de seis (6) meses.
  • La retirada de la certificación.

En todos los casos, el resultado de la decisión y, si procede, las causas que la han motivado, es comunicado por escrito al interesado.

Cambios en la/s actividad/es o categoría/s de Certificación

Cualquier operador puede solicitar al CAECyL uno de los siguientes cambios en la/s actividad/es o categoría/s de la certificación:

• Ampliación: Certificación de una nueva actividad o categoría, certificación de un nuevo producto, alta de instalaciones, alta de marcas comerciales, etc.
• Baja: Cese en una actividad o categoría certificada, baja de productos, instalaciones o marcas comerciales, etc.
• Modificación: Identidad legal (ej.: titularidad de la empresa, dirección social, teléfono, correo electrónico…), organización (ej.: representante legal, competencias de la empresa…), políticas y procedimientos de actuación (ej.: criterios de trazabilidad…),  procesos (ej.: cambio de sistemas de producción, modificaciones en las actividades certificadas…), etiquetado de los productos incluidos en la actividad o categoría de la certificación u otros documentos aprobados inicialmente, etc.

Para ello, debe comunicar al CAECYL los cambios en la actividad o categoría de la certificación y acompañarlo de los documentos necesarios referentes a los mismos.

La Dirección Técnica del CAECyL, tras el estudio de la solicitud de cambio de la actividad o categoría de certificación, los informes de control y evaluación del técnico de control, si procede, y cualquier otra documentación o informe que considere, puede:

• Aprobar el/los cambio/s y ordenar la emisión de un nuevo certificado, cuya vigencia expirará en la misma fecha que el certificado al que sustituya. En caso de cambios de identidad legal, el nuevo titular o persona legalmente autorizada, deberá asumir por escrito las obligaciones adquiridas por el anterior titular.

• No Aprobar el/los cambio/s.

En ambos casos, el resultado de la decisión es comunicado por escrito al interesado.

Baja Voluntaria

El operador que decida prescindir de los servicios de control y certificación del CAECyL, debe comunicarlo por escrito enviando al CAECyL una solicitud firmada por el representante legal de la empresa. Debe adjuntar el original del último certificado en vigor y todo el material, no utilizado, que el CAECyL le haya suministrado para la comercialización de sus productos. También deberá estar al corriente en el cumplimiento de otros aspectos contractuales como el pago de los costes de certificación.

Uso de Certificados, indicaciones y Logotipos

El Certificado podrá ser empleado por los operadores como justificante ante sus clientes de haber sometido sus actividades al control y certificación del CAECyL.

Los operadores certificados por el CAECyL, durante el período de vigencia de su certificado,  podrán hacer uso (en etiquetado y publicidad) de las menciones obligatorias (ECO, BIO, Ecológico, Biológico), del logotipo europeo de la Producción Ecológica y del Logotipo y código numérico del CAECyL según lo establecido en la Normativa Europea de Producción Ecológica vigente. Esto se refiere sólo y exclusivamente a los productos para los que se le ha concedido la certificación.

El CAECyL, para cada etiqueta, folleto u otro material publicitario, revisa una muestra o boceto del mismo, para verificar su cumplimiento y, si no es así, proponer modificaciones.

Además, el CAECyL en los controles a los operadores, comprueba la utilización por parte de los mismos de los Certificados, Logotipos, Códigos y otras alusiones a su condición de certificado para la producción ecológica y se evalúa la documentación comercial, publicitaria y el marcado de los productos.

Quejas y Apelaciones

Se pueden presentar los siguientes tipos de reclamaciones ante el CAECyL:

• Quejas, reclamaciones referentes a las actividades de certificación que desarrolla el CAECyL.
• Apelaciones, reclamaciones presentadas por los operadores, en relación a las decisiones de la certificación.

El plazo establecido para presentar una reclamación (queja o apelación) será de 1 mes a contar desde la fecha en que se produzca el hecho que da lugar a la reclamación. Una vez presentada, el Responsable de Calidad comunicará al responsable que haya interpuesto la reclamación que se ha recibido la misma, que va a ser evaluada de manera que se garantice la imparcialidad y la independencia del proceso, y que se le informará de las decisiones que se tomen. 

Las Quejas son resueltas por la Dirección Técnica o persona del CAECyL que se designe. El tiempo establecido para la revisión, evaluación y toma de decisiones, referentes a la queja recibida, será de 1 mes desde que se comunica al interesado.

Las Apelaciones son resueltas por el Comité de Partes del CAECyL. El tiempo establecido para la revisión, evaluación y toma de decisiones, referentes a la apelación recibida, será de 3 meses desde que se comunica al interesado.

En la resolución de las apelaciones y/o quejas no participará ninguna persona de la organización que pueda estar involucrado en las actividades de certificación relacionadas con la queja o apelación

En ningún caso, la evaluación y la decisión en la resolución de las quejas y apelaciones, dará lugar a acciones discriminatorias.

El CAECyL comunicará al reclamante que interpuso la queja o al apelante que interpuso la apelación, el resultado y la finalización del proceso de queja/apelación.